Защита персональных данных работников: как уберечь персональные данные

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Защита персональных данных работников: как уберечь персональные данные

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Например, письменное согласие работника на обработку его персональных данных требуется:

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1.  из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись.

При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. 

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники.

Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.

Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия.

Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются.

Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  • от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  • ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  • должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  • соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.

Источник: https://school.kontur.ru/publications/1583

Защита персональных данных сотрудников — как обеспечить?

Защита персональных данных работников: как уберечь персональные данные

Защита персональных данных сотрудников – прямая обязанность каждого работодателя. Читайте – как организовать правильное хранение данных своих сотрудников, чтобы не бояться штрафов.

В 7 статье Федерального закона от 27.07.2007 № 152 ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ), ст. 88 Трудового кодекса РФ, указано, что работодатель обязан не допускать раскрытия персональных данных (не сообщать персональные данные) своих сотрудников третьим лицам. За нарушение этого требования предусмотрены:

  • Дисциплинарная ответственность. Применяется к сотрудникам, которые нарушили правила работы с личными данными (ст. 192 Трудового Кодекса). Вплоть до увольнения;
  • Материальная ответственность. Если нарушение правил работы с персональными данными привело к причинению прямого ущерба (ст. 233 ТК РФ);
  • Административная ответственность. Штрафы, накладываемые контролирующим органом (ч.1ст.13.11. КоАП РФ):
  1. 5000-10000 рублей для ответственного должностного лица;
  2. 30000-50000 рублей для организации.

Штраф может быть разным в зависимости от состава правонарушения (ст.13.11 КоАП РФ из 7-ми частей. Размер штрафа приведёт по части 1).

За соблюдением требований законодательства в области защиты персональных данных следит Роскомнадзор (ст.23.44 КоАП РФ, Постановление Правительства РФ от 16.03.

2009 N 228), поэтому, чтобы не было проблем с проверками из этого ведомства, нужно позаботиться о защите персональных данных сотрудников вашей организации.

Какие сведения относятся к персональным данным сотрудников?

Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Точного перечня 152-ФЗ не содержит. 

Исходя из определения 152-ФЗ это, в частности:

  • ФИО;
  • Дата и место рождения;
  • Адрес (прописки и фактического проживания);
  • Образование;
  • Социальное, семейное и имущественное положение;
  • Профессия;
  • Доходы;
  • Прочая информация (например, сведения о здоровье).

Что нужно сделать, чтобы не было проблем с Роскомнадзором?

Вам нужно будет проследить за следующими основными моментами:

1. Соблюдение законодательства в области персональных данных

В первую очередь, помимо 152-ФЗ, это положения гл. 14 ТК РФ.

2. Документы, устанавливающие нормы работы с персональными данными

Согласно статье 87 Трудового Кодекса, в организации должны быть локальные нормативные акты, регулирующие порядок хранения и использования персональных данных работников.

Это Положение об обработке и защите персональных данных» – документ, в котором указаны цели и законные основания работы с персональными данными, ваши права и обязанности, права и обязанности сотрудников, предоставляющих данные.

Также сотрудники, так или иначе имеющие доступ к персональным данным работников организации должны подписать обязательство о неразглашении персональных данных. 

Также нужно назначить администратора безопасности персональных данных (сотрудника, отвечающего за техническую безопасность) и ответственного за организацию обработки данных (организационная нагрузка). Назначаются они приказом руководителя организации, особое внимание уделяйте точности формулировок – сверяйтесь с законодательством.

ВАЖНО: В каждом кабинете, где ведётся работа с персональными данными на бумажных носителях, должно быть чётко установленное место хранения этих данных. Это может быть сейф, стеллаж, шкаф.

Также должен быть ответственный за хранение персональных данных именно в этом кабинете.

Издаётся соответствующий приказ руководителя: «В кабинете №1 ответственным за хранение персональных данных назначить ФИО, место хранения утвердить стеллаж инв. Номер 00000».

3. Журналы

При проверке сотрудники Роскомнадзора – для того, чтобы убедиться, что деятельность по защите персональных данных ведётся на постоянной основе – требуют:

  • Журнал учёта мероприятий по контролю над обеспечением защиты персональных данных;
  • Журнал инструктажа по информационной безопасности (за технической стороной следит ФСТЭК России, Роскомнадзор больше будет интересоваться документами     и организационными вопросами);
  • Журнал учёта проверок юридических лиц контролирующими органами;
  • Журнал учёта обращений граждан-субъектов персональных данных о выполнении их законных прав.

4. Получение согласия работников на обработку персональных данных

Если не заключено дополнительное соглашение, персональные данные работника можно получать только у него самого. Например, нельзя даже позвонить в организацию, где сотрудник работал раньше, чтобы уточнить мнение о нём, без письменного согласия самого сотрудника.

Подпишитесь на блог и получите скидку
на ближайшее мероприятие!

Поэтому мы рекомендуем при приёме на работу предлагать сотруднику заполнить анкету с пунктом «Не возражаю против получения данных обо мне в…» и список организаций, в которые можно обратиться. Не лишним будет также указать «Не возражаю против проверки предоставленных данных».

ВАЖНО: Если у вас запрашивают персональные сведения о ваших работниках или бывших работниках, ни в коем случае не предоставляйте их без ознакомления с письменным согласием субъекта! Официальным органам – например, сотрудникам полиции – данные предоставляются по письменному запросу или после предъявления служебного удостоверения сотрудника и приказа, в котором указаны цели сбора сведений.

Общие рекомендации по защите персональных данных сотрудников

Следите за тем, чтобы:

  • Сотрудники организации – например, отдела кадров – получали доступ только к тем данным, которые необходимы для выполнения их должностных обязанностей;
  • Данные использовались строго в соответствии с целями, указанными в «Положении»;
  • Каждый сотрудник организации подписал согласие на обработку персональных данных (при договорных отношениях оно не требуется, но остаётся актуальным для специальных категорий персональных данных, а также снимает многие вопросы у проверяющих).

Кстати, мы специализируемся на Кадровом аутсорсинге

Следуйте советам, указанным в этой статье, аккуратно оформляйте все документы, и проблем с проверками Роскомнадзора у вас не будет.

Источник: https://osnova.capital/blog/zashchita-personalnyh-dannyh-sotrudnikov-kak-obespechit

Защита персональных данных работников в образовательных организациях

Защита персональных данных работников: как уберечь персональные данные
Глава 1. Общая характеристика ​персональных данных

1.1. Понятие и особенности персональных данных работника

Согласно ТК РФ под персональными данными подразумевается «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника» (ч. 1 ст. 85 гл. 14 ТК РФ) [2]. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и другими федеральными законами (п. 2 ст. 86 ТК РФ) [2].

В статье 3 Федерального закона «О персональных данных» определение к персональным данным дается следующим образом: «Персональные данные – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация» [4].

Персональные данные непосредственно связаны с конкретным человеком, они подчеркивают его правовой статус, содержат необходимый объем информации о человеке, который участвует в соответствующих правоотношениях.

И он не заинтересован в их распространении, поэтому персональные данные охраняются различными правовыми средствами. Исходя из этого, доступ к персональным данным должен быть ограниченным: работодатель, сотрудники кадровых служб и др.

В настоящее время особое внимание уделяется правовому регулированию персональных данных.

При приеме на работу нового сотрудника работодатель старается узнать о нем как можно больше, просит представить необходимые (а иногда и не очень необходимые) документы, так как полнота сведений о работнике в будущем позволит выстроить с ним хорошие трудовые правоотношения.

Так, принимая на работу нового сотрудника, работодатель получает доступ к его персональным данным. Но основную информацию о работнике работодатель получает прежде всего из документов, предъявляемых работником при заключении трудового договора в соответствии со ст.

 65 ТК РФ [2]:

из паспорта и иного документа, удостоверяющего личность;

из трудовой книжки;

страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

из документов воинского учета;

из документов об образовании и квалификации.

Этот перечень не является исчерпывающим, так как в ч. 2 ст. 65 ТК РФ сказано, что «с учетом специфики работы… может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов» [2].

Если для конкретной организации не предусмотрены специальные документы в нормативных актах, то работодатель не имеет права требовать их от сотрудников. Несмотря на это, работодатель, часто нарушая правило, запрашивает у будущего работника информацию, не относящуюся к его будущей специальности.

Также работодатель не имеет права требовать сведения о национальности, поле, языке, происхождении, имущественном, социальном положении, возрасте, отношении к религии, политических убеждениях, принадлежности или не принадлежности к общественным объединениям, а также других сведений, не связанных с деловыми качествами работника (ч. 2 ст. 3 ТК РФ) [2].

В Федеральном законе «О персональных данных» также выделяются «особые категории персональных данных», обработка которых без письменного согласия работника не допускается и возможна только в исключительных случаях (ч. 2 ст. 10) [4].

Таким образом, персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

В процессе трудовой деятельности работника работодатель накапливает и хранит документы, содержащие персональные данные работника. В образовательных учреждениях персональные данные содержатся в документации отдела кадров. При заключении трудового договора в отдел кадров работник представляет следующие документы:

анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, заявление о приеме;

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовая книжка;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета;

документы об образовании, о квалификации и наличии специальных знаний;

свидетельство о заключении брака, рождении детей;

справка о доходах с предыдущего места работы.

А эти документы оформляются работодателем при заключении трудового договора:

трудовой договор;

приказы по личному составу;

личная карточка работника;

трудовая книжка;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

соглашение на обработку персональных данных.

Кроме сведений о сотрудниках в образовательных учреждениях обрабатываются персональные данные учащихся и их родителей.

При поступлении в школу родители заполняют бланк заявления, где имеется строка о том, что родители согласны на обработку своих персональных данных и персональных данных ребенка.

На основании этого заявления персональные данные учащихся и их родителей (кроме специальных категорий персональных данных) школа может обрабатывать без их согласия.

1.2. Категории персональных данных

Вспомним, что персональные данные – это любая информация о людях.

В образовательных учреждениях это информация о сотрудниках, об учащихся школы и их родителях. Но в школах с персональными данными работает не только отдел кадров.

Информацию о работниках можно найти в приемной (список сотрудников с домашними адресами и телефонами), во многих бухгалтерских программах, при оформлении многих профсоюзных документов тоже требуются данные работников.

Поэтому здесь надо обратить внимание на категории персональных данных.

Законодательство определяет такие категории персональных данных, как общедоступные, специальные категории, биометрические персональные данные и другие.

Общедоступными являются данные, доступ к которым предоставлен неограниченному кругу лиц с согласия субъекта персональных данных или на которые, в соответствии с федеральными законами, не распространяются требования соблюдения конфиденциальности.

Это такие данные, как фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и другие. Источниками такой информации являются, например, справочники, адресные, телефонные книги и т. п.

По требованию субъекта сведения о нем могут быть в любое время исключены из общедоступных источников.

К специальным категориям относятся персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

Обработка специальных категорий персональных данных допускается только в том случае, если:

субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку этих данных;

персональные данные субъекта являются общедоступными;

персональные данные относятся к состоянию здоровья субъекта персональных данных и их обработка необходима для защиты его жизни и здоровья;

обработка персональных данных проводится в медицинских целях и осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным в соответствии с законодательством Российской Федерации сохранять врачебную тайну;

обработка персональных данных членов общественного объединения или религиозной организации осуществляется соответствующими общественным объединением или религиозной организацией, действующими в соответствии с законодательством Российской Федерации, для достижения законных целей, предусмотренных их учредительными документами, при условии, что персональные данные не будут распространяться без согласия в письменной форме субъектов персональных данных;

обработка персональных данных необходима в связи с осуществлением правосудия;

обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, а также в соответствии с уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации;

обработка персональных данных о судимости может осуществляться государственными органами или муниципальными органами в пределах полномочий, предоставленных им в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также иными лицами в случаях и в порядке, которые определяются в соответствии с федеральными законами;

обработка специальных категорий персональных данных должна быть незамедлительно прекращена, если устранены причины, вследствие которых осуществлялась обработка (ст. 10,ч. 2) [4].

Следующая категория – биометрические персональные данные.

Биометрические персональные данные – сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека и на основе которых можно установить его личность. Биометрические персональные данные обрабатываются только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных (ст. 11) [4].

В связи с осуществлением правосудия, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации, законодательством о порядке выезда и въезда в Российскую Федерацию, персональные данные могут обрабатываться без письменного согласия субъекта.

В последние годы использование биометрических данных стало очень популярным. Такая популярность связана с угрозами активизировавшегося международного терроризма. Поэтому многие государства вводят в обращение паспорта с биометрическими данными.

Законодательство выделяет еще одну категорию – трансграничная категория данных.

Трансграничная передача данных – это передача персональных данных на территорию иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъекта персональных данных, осуществляется в соответствии с настоящим законом и может быть запрещена или ограничена в целях защиты основ конституционного строя РФ (ст. 12) [4].

Глава 2. Особенности защиты перональных данных в образовательных учреждениях (на примере детской школы искусств №7 г. Набережные Челны)

2.1. Законодательное обеспечение защиты персональных данных

В настоящее время во всех образовательных учреждениях вводятся информационные системы, осуществляющие обработку персональных данных, делопроизводство, бухгалтерские программы и др. Такие системы создаются для ведения базы данных учащихся, родителей и работников школы, а также для оперативного управления учреждением.

В связи с возросшими техническими возможностями по копированию и распространению информации данные, размещенные в информационных системах, могут стать доступными и тем самым причинить работнику материальный ущерб или моральный вред.

Современный человек уже физически не способен скрыться от всего многообразия применяемых в отношении него технических устройств, сбора и обработки данных о людях. Это и привело к необходимости принятия мер по защите персональных данных и со стороны государства, и со стороны общественности.

Защита персональных данных непосредственно связана с защитой информации личного характера от несанкционированного доступа. Поэтому школы должны обратить внимание на требования законодательства о защите персональных данных участников учебного процесса.

Вот основные документы, которые дают правовое основание на обработку и защиту персональных данных:

Конституция РФ;

Федеральный закон от 27.07.2006 №152‑ФЗ «О персональных данных»;

Источник: http://www.ug.ru/archive/68353

Как защитить персональные данные сотрудников и не попасть на повышение штрафов с 1 июля 2017 года

Защита персональных данных работников: как уберечь персональные данные

ФИО и любая другая личная информация о гражданине – это персональные данные.

Если у компании есть сотрудники, либо хранятся персональные данные клиентов или других физических лиц, она должна выполнять требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная.

Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации.

Что такое персональные данные?

Согласно закону № 152-ФЗ, персональные данные – это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу. То есть о персональных данных можно говорить, если по информации или ее совокупности можно понять, о ком именно идет речь. Если же идентифицировать личность нельзя, то такие сведения нельзя отнести к персональным данным.

Исчерпывающего списка персональных данных в законодательстве не приводится. Относятся данные к персональным или не относятся, решается в каждой ситуации отдельно.

Но обычно к ним принято относить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • адрес проживания;
  • электронный адрес;
  • номер телефона;
  • дата рождения;
  • место рождения;
  • национальность;
  • вероисповедание;
  • место работы;
  • должность;
  • рост;
  • вес;
  • и т.д.

Как должен защищать персональные данные отдел кадров

Обязанности в сфере защиты персональных данных отделом кадров четко прописаны в главе 14 Трудового кодекса РФ и ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ.

Итак, кадровым сотрудникам следует:

  1. Проходить обучение, повышать квалификацию по обработке персональных данных (если работодатель ответственно относится к вопросу соблюдения кадровой службой законодательства о персональных данных – он потратится на учебу).
  2. Осуществлять все действия с персональными данными (документами, содержащими персональные данные) только с письменного согласия работника. Кстати, сообщение информации о работе того или иного сотрудника кредитным организациям по телефону также должно быть произведено только с письменного согласия работника.
  3. Знакомить перед заключением трудового договора сотрудников с локальным нормативным актом, определяющим порядок обработки персональных данных в компании.
  4. Соблюдать режим ограниченного допуска к персональным данным (разграничивать доступ между специалистами по кадрам в соответствии с функционалом, использовать в работе запирающиеся шкафы, сейфы, запирающие и блокирующие устройства).

Как избежать претензий со стороны контролирующих органов и сотрудников

Во-первых, необходимо выяснить состав физических лиц, чьи персональные данные обрабатываются.

Если компания имеет дело лишь с персональными данными:

  • сотрудников, работающих по трудовым договорам;
  • работающих по договорам ГПХ;
  • и иными физическими лицами.

Когда обработка персональных данных отделом кадров ограничивается лишь фамилией, именем и отчеством – достаточно разработать единый комплексный документ, определяющий политику компании в области обработки персональных данных, как работников, так и иных лиц, вступающих в отношения с компанией и чьи персональные данные обрабатываются.

Если круг субъектов и перечень персональных данных шире (например, компания занимается обработкой и хранением персональных данных своих клиентов), то ограничиться локальными нормативными актами не получится. В таком случае Закон № 152-ФЗ обязывает компанию:

  1. уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные;
  2. подготовить перечень документов, определяющий порядок обработки и защиты персональных данных. Перечень таких документов достаточно обширный. Практика показывает, что это:
    • Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных;
    • Документ, определяющий политику оператора в отношении обработки персональных данных;
    • Согласия сотрудников на обработку персональных данных (в т.ч. на передачу третьим лицам и получение у третьих лиц);
    • Документ, содержащий положения о принятии оператором правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных;
    • Документы по организации приема и обработке обращений и запросов субъектов персональных данных;
    • Документы, определяющие категории обрабатываемых персональных данных, особенности и правила их обработки без использования средств автоматизации;
    • Документ, устанавливающий требования к ведению журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию;
    • Документ, устанавливающий требования к хранению материальных носителей содержащих персональные данные;
    • Документ о классификации информационных систем;
    • Список лиц, которым необходим доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, утвержденный оператором или уполномоченным лицом;
    • Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников.

Если обработку персональных данных по поручению компании выполняет провайдер, (например, аутсорсинговая бухгалтерская компания), то вышеперечисленный перечень документов дополняется:

  1. Письменным поручением на обработку персональных данных. Такое поручение может быть внесено в основной договор об оказании услуг и должно включать не только поручение провайдеру осуществлять от имени компании обработку персональных данных, но и цели такой обработки, перечень действий с ними, их состав, а также обязательство провайдера соблюдать конфиденциальность и безопасность персональных данных, а также требования к их защите.
  2. Согласиями на передачу персональных данных провайдеру – от каждого сотрудника

Как видим, перечень документов, регламентирующий обработку персональных данных, достаточно обширный.

Чтобы не перегружать документооборот огромным количеством локальных нормативных актов (приказов, положений, инструкций и т.д.

), а процесс приема на работу в бесконечный процесс ознакомления с локальными документами, рекомендуется утвердить один документ, регламентирующий все аспекты работы с персональными данными в компании.

Как проверить свою бухгалтерскую компанию на предмет защиты персональных данных

Все ранее перечисленные требования относятся и к провайдеру, в том числе, компаниям, оказывающим услуги бухгалтерского аутсорсинга.

Добросовестный провайдер:

  • По запросу клиента предоставит выписку из федерального реестра операторов персональных данных (компания-провайдер попадает в этот реестр после уведомления Роскомнадзора).

Важно!

Проверить провайдера на соблюдение порядка уведомления Вы можете самостоятельно на сайте Роскомнадзора: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/operators-list/.

  • Ознакомит со своей Политикой в отношении персональных данных клиентов.
  • Включит в договор обслуживания условия о поручении и обязанности провайдера осуществлять обработку персональных данных от имени компании, а также обязанности, связанные с защитой этих данных.

Важно!

Провайдер не обязан брать согласия с субъектов персональных данных, которые он обрабатывает в связи с исполнением договора на обслуживание, поэтому обязательно возьмите письменные согласия с работников на передачу персональных данных провайдеру.

Ответственность за нарушение закона 152-ФЗ

Возможные нарушения в области защиты персональных данных и суммы штрафов мы привели в таблице:

За что могут штрафовать

Сумма штрафа

Персональные данные обрабатываются не в тех целях, на которое дано согласие

Например, персональные данные работника обрабатываются в целях расчета заработной платы, ведения кадрового делопроизводства, но никак не для оформления кредита, открытия лицевых счетов в банках, продажи чего-либо. В согласии на обработку персональных данных обязательно указываются цели обработки – это требование Закона 152-ФЗ.

от 30 000 до 50 000 руб.

Обработка персональных данных отделом кадров без письменного согласия (когда оно, естественно, требуется)

от 15 000 до 75 000 руб.

Политика по обработке персональных данных не опубликована или отсутствует в свободном доступе (на стенде, на сайте и т.д.)

от 15 000 до 30 000 руб.

Оператор персональных данных не отреагировал на запрос сотрудника (субъекта персональных данных)

Например, на электронную почту приходит регулярная рассылка с сайта ***, принадлежащего компании ААА. Получатель рассылки направляет в компанию ААА запрос о подтверждении факта обработки его персональных данных, их состава, целей такой обработки и т.д. В течение 30 дней компания ААА должна дать официальный ответ. Если такого ответа не последовало, то это нарушение.

от 20 000 до 45 000 руб.

Нарушены условия защиты бумажных документов, содержащих персональные данные

Например, произошла утечка данных вследствие случайного доступа постороннего лица, уничтожение персональных данных, их распространение и т.д.

от 25 000 до 50 000 руб.

Что говорят суды о плохо защищенных персональных данных

  • В тексте договора об оказании бухгалтерских услуг отсутствовали существенные условия об обеспечении конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, не был приведен перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, а также не указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных. Компании выписали предписание устранить нарушение (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 29.04.2013 по делу № А44-5910/2012).

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/kak-zashchitit-personalnye-dannye-sotrudnikov-i-ne-popast-na-povyshenie-shtrafov-s-1-iyulya-2017-god/

Адвокат Титов
Добавить комментарий