Служебная командировка на автомобиле

Служебные командировки: рабочие вопросы и официальные ответы | Экономическая газета

Служебная командировка на автомобиле

Дата отсчета

Приказ о направлении работника в служебную командировку в Мос­кву был подписан 19 марта 2019 г. Дата начала командировки – 22 марта, окончания – 27 марта.

Применяются ли в этом случае нормы Положения?

Нет, не применяются.

Нормы Положения применяются с 23 марта в отношении работников, направленных в служебные командировки, начиная с этой даты.

Поскольку на начало срока командирования действовали нормы Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.06.2010 № 115, то и возмещение расходов при командировании работника должно производиться с учетом норм данной Инструкции.

Жилье за границей 

Подлежат ли возмещению расходы по найму жилого помещения и в каких размерах, в случаях, когда организация для оплаты гостиницы командированному работнику предоставила корпоративную карточку?

При наличии у командированного работника корпоративной банковской карточки для оплаты расходов по найму жилого помещения (в пределах Республики Беларусь и за границей) следует руководствоваться нормами пункта 17 Положения.

Справочно: пунктом 17 Положения определено, что при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Иными словами, если работнику выдана корпоративная банковская карточка, на которую организация предварительно перечислила денежные средства, в том числе валютные средства, для последующей оплаты работником расходов по найму жилого помещения, то такая оплата будет считаться оплатой жилого помещения направляющей стороной.

Соответственно, командированному работнику не выплачивается разница между установленным в приложении 2 к Положению размером возмещения расходов по найму жилого помещения и суммой фактически оплаченных им указанных расходов посредством корпоративной банковской карточки.

Электронный билет

Можно ли принимать к авансовому отчету электронные автобусные билеты?

Перечень подтверждающих документов, прилагаемых к отчету об израсходованных суммах иностранной валюты, определен п. 28 Ин­струкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Прав­ления Нацбанка от 29.03.2013 № 185 (далее – постановление № 185).

Данным перечнем предусматривается возможность приложения к отчету об израсходованных суммах иностранной валюты в случае приобретения электронного билета, посадочного талона, оформленного в электронном виде и распечатанного на бумажном носителе.

Обращаем внимание, что право официального толкования нормативного правового акта предоставлено нор­мотворческому органу (должностному лицу), его принявшему (издавшему), или уполномоченному им органу. Минтруда и соцзащиты не уполномочено официально толковать нормы постановления № 185.

Командировка на полевые работы

В сельскохозяйственную организацию на время проведения весенних полевых работ для оказания помощи на основании решения облисполкома командируются механизаторы сторонних организаций.

Командировки однодневные, рабочий день с 8.00 до 17.00. СПК доставляет работников к месту командировки и обратно, обеспечивает бесплатным горячим обедом и транспортом в пределах места командировки.

Должна ли принимающая сторона (СПК) выплачивать суточные?

При направлении работника в служебную командировку в пределах Беларуси на 1 день возмещение суточных составляет 100% от размеров, установленных в приложении 1.

В соответствии с комплексом норм и подходов, заложенных в Положении, только при предоставлении принимающей стороной 3-разового питания и транспорта в совокупности выплата суточных не производится.

Спальное место в автомобиле

Распространяется ли норма о возмещении расходов по найму жилого помещения на водителей, осуществляющих внутриреспубликанские перевозки, автомобили которых оборудованы спальным местом?

Да, распространяется.

Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах РБ осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1, без представления подтверждающих документов (п. 15 Положения).

С учетом этого расходы по найму жилого помещения производятся в т.ч. водителям автомобиля, осуществляющим внутриреспубликанские перевозки, транспортные средства которых оборудованы спальным местом.

Аванс на проживание

Однодневная командировка за границу не предусматривает проживание.

Зачем выдавать валюту на проживание?

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику в т.ч. расходы по найму жилого помещения (ст. 95 ТК).

При этом поскольку п. 16 Положения предусмотрено возмещение расходов по найму жилого помещения при 1-дневных служебных командировках за границу, стоимость проживания входит в сумму аванса.

Андрей ЛОБОВИЧ, первый заместитель министра труда и социальной защиты

Необходимость подтверждающих документов

Может ли организация требовать подтверждающие документы за проживание и возмещать расходы на проживание только на основании подтверждающих документов? Можно ли разработать внутренний локальный нормативный документ, на основании которого возмещать расходы по проживанию только на основании подтверждающих документов?

Нет, не может.

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определены Положением.

Наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст. 7 ТК).

Локальные правовые акты, содержащие условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными.

Таким образом, предусматривать в локальных актах возмещение расходов по найму жилого помещения при предоставлении подтверждающих документов в размерах, менее установленных в приложениях 1 и 2, оснований не имеется.

Только при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (п. 17 Положения).

Международные грузоперевозки

Предприятие-экспортер имеет собственный автопарк грузовых автомобилей, которые осуществляют международные грузоперевозки необходимых материалов, сырья, комплектующих и готовой продукции по направлению Беларусь – Россия и обратно.

Как рассчитывать водителям-­международникам командировочные расходы? Распространяются ли нормы главы 7 Положения на международные грузоперевозки, выполняемые автопарком пред­приятия для собственных нужд?

Возмещение расходов при направлении в служебную командировку водителей автомобиля, осуществляющих международные автомобильные перевозки, относящиеся к лицензируемому виду деятельности, регулируются нормами главы 7 Положения, а при направлении в служебную командировку водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки для собственных нужд, – общими нормами Положения.

При этом международная автомобильная перевозка для собственных нужд – это международная автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Учитывая перечень требований и условий, направленных в т.ч. на организацию труда водителей, определенных главой 12 Указа Президента от 01.09.

2010 № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности», то для целей Положения вспомогательный характер носит международная перевозка в случае, если она не относится к лицензируемым видам деятельности.

На водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки, распространяются  нормы главы 7 Положения.

За все время нахождения в служебной командировке, включая время пребывания в пути, водителю, осуществляющему международные автомобильные перевозки, возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных производится за каждые сутки в виде общей выплаты (далее – общая выплата) без представления подтверждающих документов.

При этом общая выплата может быть установлена как единой для всех стран командирования, так и разной.

Конкретный размер и порядок ра­счета общей выплаты в сутки определяет наниматель.

Итак, общая сумма выплат за время служебной командировки водителю будет определяться путем умножения общей выплаты, определенной нанимателем, на количество календарных дней служебной командировки.

Если расходы по найму жилого помещения за границей (в пределах РБ) превышают размер общей выплаты, нанимателем расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложениях 1 и 2, и суточные в размерах, установленных в приложениях 1 и 2.

Как сравнить стоимость квартиры и 1-местного номера

Работник был направлен в командировку из Бреста в Минск с 26 по 29 марта 2019 г. Он заключил договор аренды жилого помещения с ИП, квитанцию об оплате представил. Стоимость проживания составила 60 руб./сутки, что превышает нормы на возмещение расходов при командировках в пределах РБ по Минску.

Можно ли возместить стоимость проживания в арендованной квартире по реальной цене, если ее невозможно сравнить со стоимостью 1-местного номера в гостинице?

Да, если стоимость не превышает стоимость 1-местного номера при предоставлении подтверждающих документов.

Сравнивать стоимость проживания в арендованной квартире необходимо со стоимостью проживания в 1-местном номере в гостинице Минска исходя из прикладываемой информации о стоимости номеров указанного типа в гостиницах Минска.

Один день в Москве

Как выплатить аванс по 1-дневной командировке в Москву, если время вылета из Минска – 9.00; время возвращения (прилета) в Минск – 18.00; цель командирования – обмен документами с клиентом (покупателем или продавцом услуг)?

Аванс на расходы по найму жилого помещения и суточные выплачивают­ся из расчета размеров, установленных в приложении 2, за 1 сутки.

Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него (ч. 1 п. 16 Положения).

Поскольку в данном примере днем начала и окончания служебной командировки является один и тот же день, расходы по найму жилого помещения производятся за 1 день в размере 140 USD, суточные – 30 USD.

Час ночи – второй день

Возмещаются ли сотруднику, направленному в 2-дневную командировку на служебном транспорте предприятия, расходы на проживание по установленной норме в случае, если в путевом листе будет указан срок возврата из командировки 01.00 (один час ночи второго дня командировки)?

Да, расходы по найму жилого помещения компенсируются за 1 день.

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно (п.п. 15 и 16 Положения).

Если командированному работнику принимающей или направляющей стороной предоставляется жилое помещение, то возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (п. 17 Положения).

Время не установлено

Имеет ли значение время прилета на территорию Беларуси для выплаты расходов по проживанию в пределах норм (например, если время прилета – 3 часа ночи) или независимо от времени следует оплатить проживание по норме?

Независимо от времени прилета.

С учетом ст. 93 ТК сутки учитываются с 0 до 24 часов включительно.

При этом Положением не предусмотрена норма, определяющая зависимость оплаты расходов по найму жилого помещения от времени прибытия работника в место командирования либо его выбытия из места командирования.

Елена ПЕЩЕНКО, заместитель начальника управления организации и мотивации труда

Статья доступна для бесплатного просмотра до: 01.01.2028

Источник: https://neg.by/novosti/otkrytj/sluzhebnye-komandirovki-1

Оформление командировки в 2019 году пошаговая инструкция

Служебная командировка на автомобиле
Пошаговая инструкция по оформлению командировки в 2019 году включает три этапа – документальное оформление, выплата сотруднику аванса на поездку и учет командировочных расходов.

Порядок оформления командировок в 2019 году закрепите в положении о командировках. Это будет своеобразной инструкцией для работников и бухгалтера по командировкам в 2019 году.

Узнайте, как правильно оформить командировку, чтобы избежать споров с сотрудником >>

В положении пропишите порядок документального оформления командировок в компании, сроки поездки, новые правила учета расходов на командировки сотрудников, порядок оплаты поездок и гарантии, которые предоставляете работникам.

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен

Основание для направления работника в служебную поездку – решение директора о направлении в командировку. Документ можно оформить в произвольном виде или по унифицированной форме Т-9 или Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Это надо сделать до того, как отправили сотрудника в командировку.

Образец приказа о направлении сотрудника в поездку

Дни поездки надо отметить в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).  Проставьте буквенный код «К» или цифру «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно ставят «РВ» «03» (п. 2 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Все условные обозначения для табеля учета рабочего времени смотрите в таблице.

Как заполнять табель учета рабочего времени в различных ситуациях, читайте в рекомендации “Как вести учет рабочего времени”.

Шаг 2. Оплачиваем командировку

Штатному сотруднику, которого направили в служебную командировку, организация в 2019 году должна возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Можно ли наказывать сотрудников за то, что сорвали командировку

Командировочные и иные аналогичные расходы возмещают в порядке, который установили в коллективном договоре или другом локальном акте организации (ст. 168 ТК РФ). Порядок для разных сотрудников может быть разным.

К примеру, он может зависеть от должности работника, стажа, квалификации или отдела (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Подробнее о том, какие расходы нужно компенсировать сотруднику, который отправился в командировку, рассказали эксперты системы “Главбух”.

Как оформить командировочные расходы (нормы и порядок возмещения затрат) компания решает самостоятельно, причем в 2019 году можно применять порядок 2018 года (п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

 Как оплатить командировку внештатного сотрудника

Когда человек работает по гражданско-правовому договору, его отношения с организацией трудовое законодательство не регулирует (ст. 11 ТК). Поэтому учитывать расходы на командировки подрядчиков нужно в особом порядке.

Из рекомендации “Как оплатить служебные поездки внештатного сотрудника и учесть расходы на такие поездки”

В законодательстве есть нормы только для суточных. И то только в части НДФЛ и взносов. Так, чтобы с суточных не считать налог и взносы, на поездки по России на день надо выдавать по 700 руб.

, а для заграничных поездок по 2500 руб. Если выплачиваете больше, то с разницы придется удержать НДФЛ и заплатить взносы.

В остальном загранкомандировки и поездки внутри страны оформляем и оплачиваем одинаково. 

Подтверждением командировочных расходов будет авансовый отчет сотрудника. К отчету работник прикладывает документы на его затраты на командировки. Как оформить авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки, читайте в другой статье.

За время командировки за штатным сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Его платят за все дни работы сотрудника по графику для этого работника. В том числе за дни, когда командировочный был в пути или вынужденно задержался (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

За работу в командировке в выходные или праздники оплату производят по правилам статьи 153 Трудового кодекса – в двойном размере или предоставляют дополнительный выходной. Подробнее читайте в статье “Как оплатить командировку в выходной или праздник”.

Средний заработок за время командировки выплачивайте вместе с зарплатой. В какие сроки платить зарплату, смотрите в таблице.

Если задержитесь с расчетом и выплатите деньги позже срока, организации грозит административная и материальная ответственность. А руководителю организации – уголовная ответственность.

Подробности – в материале “Какая ответственность предусмотрена за задержку выплаты зарплаты”.

Шаг 3. Учитываем расходы по командировке

Чтобы списать расходы на командировку в 2019 году, составляют авансовый отчет. Для этого командированный работник должен представить все первичные документы, которые подтверждают расходы. Сдать документы и остаток денег надо в течение трех рабочих дней (подп. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Командированные подотчетники часто подкидывают проблемы бухгалтеру. То принесут билет, оплаченный милями, то огромный счет на услуги VIP-залов. Узнайте, можно ли принять у сотрудника такие документы и как учесть расходы при расчете налогов >>

Учет командированных расходов чиновники закрепили в статье 264 Налогового кодекса. Обычно в затраты входят суточные, затраты на проезд и оплата проживания (ст. 168 ТК РФ). Рассмотрим налогообложение командировочных расходов в 2019 году подробнее.

 Эксперты предупреждают

31 процент бухгалтеров путаются в расчетах по однодневным командировкам и обычным/ Они думают, что однодневные командировки надо оплачивать так же, как обычные. Почему это рискованно >>

Суточные

Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировки. Ее дату начала и окончания можно определить по проездным билетам. Причем требовать документы, которые бы подтверждали трату суточных, не надо.

Если работник едет на машине, которая принадлежит ему на праве собственности или которую взял в аренду, то нужна еще служебная записка. Она понадобится и при поездке на служебном авто. Составленный документ прикладывают к авансовому отчету. А для подтверждения расходов на бензин используйте чеки АЗС и путевые листы. Как не ошибиться, когда выдаете сотруднику суточныe >>

Расходы на проезд

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/88825-oformlenie-komandirovki-v-2019-godu-poshagovaya-instruktsiya

Стоимость израсходованного топлива на проезд в командировку – не командировочные, а хозяйственные расходы

Служебная командировка на автомобиле

Из письма в редакцию:

«Работник организации направляется в служебную командировку в пределах республики на собственном автомобиле. Между работником и организацией заключен договор об использовании личного автомобиля работника в служебных целях. В связи с этим возникли вопросы:

1. вправе ли организация возместить работнику стоимость израсходованного топлива по проезду до места командирования и обратно, а также в месте командирования?

2. какие особенности учесть в данном случае при исчислении налога на прибыль и подоходного налога с физических лиц?

Валентина Александровна, бухгалтер»

Расходы по заправке автомобиля топливом – не командировочные, а хозяйственные расходы

Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда проезд командированного работника обеспечивается транспортными средствами организации.

Справочно: если работника направляют в командировку на личном автомобиле, который организация использует по договору с работником в служебных целях, считается, что проезд командированного работника обеспечивается транспортными средствами организации. Подтверждение можно найти в ответе сотрудника Минфина на online-конференции «Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Беларуси» (сайт www.belta.by).

При направлении работника в командировку в приказе следует указать факт использования им личного автомобиля в служебных целях.

Организация стоимость топлива может:

– компенсировать работнику на основании авансового отчета работника о стоимости израсходованного топлива;

– оплатить наличными денежными средствами, выданными работнику для приобретения топлива.

В обоих случаях это расходы организации на хозяйственные нужды;

– оплатить с использованием электронной (топливной) карты, выдаваемой работнику в порядке, установленном в организации.

Важно! Во всех вышеуказанных случаях этот порядок следует оговорить в договоре об использовании личного автомобиля работника в служебных целях.

Оплата топлива наличными денежными средствами означает выдачу денежных средств под отчет на предстоящие расходы. При этом учтите:

1) установленные законодательством сроки, на которые могут быть выданы эти деньги под отчет на предстоящие расходы.

Справочно: юридические лица, подразделения выдают наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, включая день выдачи (получения с корпоративной дебетовой карточки) наличных денег под отчет:

– не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения;

– не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения;

– до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению;

2) предельно допустимый размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами – не более 100 базовых величин на протяжении одного дня.

Об этом сказано в пп. 34, 69, 74 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).

Оплату топлива с использованием электронной (топливной) карты расценивают как приобретение топлива путем безналичных расчетов между организацией, выдавшей данную карту работнику, и продавцом топлива.

Перед использованием этой карты организация – покупатель топлива делает предоплату на счет организации – продавца топлива или банка (за электронные деньги), в рамках которой осуществится заправка топливом.

Документально подтвержденные расходы, понесенные для производственных целей, относят на затраты при исчислении налога на прибыль

При рассмотрении вопроса об отнесении тех или иных затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, нужно определиться, связаны ли они с процессом производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь; далее – НК).

Чтобы расходы организации по оплате топлива (в т.ч. путем компенсации работнику понесенных им расходов на оплату топлива) можно было отнести на затраты, следует документально подтвердить расходы и их связь с производственным процессом.

Для этого нужно, чтобы:

1) командировка, в которую направляется работник, имела цель, связанную с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав;

2) работник и организация в обязательном порядке заключили договор об использовании личного автомобиля работника в служебных целях, в котором определен в т.ч. порядок несения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля;

3) работник представил первичные учетные документы, подтверждающие фактический расход и стоимость топлива, израсходованного во время служебной командировки (в т.ч. и в месте командирования, а не только до места командирования и обратно). Это могут быть:

– путевые листы, на основании которых в совокупности с накопительными ведомостями данных путевых листов о фактическом расходе топлива или карточек учета расхода топлива за отчетный период будет списано топливо на затраты производства;

– документы, подтверждающие оплату топлива (например, чеки).

Документов, подтверждающих оплату топлива, может и не быть, если работнику выдана электронная (топливная) карта и оплату производит сама организация в безналичном порядке.

При выдаче работнику денежных средств под отчет на предстоящие расходы для оплаты топлива также представляется отчет об израсходованных суммах.

Оплату топлива подоходным налогом не облагают

У физического лица не возникает доход, признаваемый объектом обложения подоходным налогом, по оплате топлива, израсходованного в служебной командировке (если по условиям договора об использовании личного автомобиля работника в служебных целях такие расходы возложены на организацию) |*|.

* Информация о том, когда командировочные расходы могут стать налогооблагаемыми доходами работника, вернувшегося из служебной командировки

Работник имеет право на получение компенсации за износ (амортизацию) личного автомобиля, используемого для нужд нанимателя (ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Если соглашением между работником и организацией об использовании личного автомобиля в служебных целях предусмотрена выплата указанной компенсации (которая может определяться в т.ч. с учетом расходуемого топлива), то доход в сумме данной компенсации облагают подоходным налогом с физических лиц в общеустановленном порядке (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).

Надеюсь, мои разъяснения помогли Вам.

Искренне ваша, Ольга Павловна

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/stoimost-izraskhodovannogo-topliva-na-pr

Все по одной теме Служебные командировки Автор Аналитическая редакция АПС «Бизнес-Инфо»

Служебная командировка на автомобиле

Практически каждая организация в процессе своей деятельности направляет работников в командировки. Поэтому изучение законодательства, регулирующего вопросы, связанные с направлением работников в командировки, всегда актуально.

Тематическая подборка «Служебные командировки» будет регулярно пополняться аналитическими материалами, в которых на все новации в законодательстве редакция обязательно обратит ваше внимание.

С 23 марта 2019 г.

направление работников организации в командировку по Республике Беларусь и за ее пределы регулируется Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение). Положение применяется в отношении работников, направленных в служебные командировки начиная с 23 марта 2019 г.

До 23 марта 2019 г. направление работников организации в командировку по Республике Беларусь и за ее пределы регулировали документы:

• Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35;

• постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48, которым установлены размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь;

• Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115;

• постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7, которым установлены нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу.

Проверьте свои знания – пройдите тест.

1. Алгоритм действий нанимателя при направлении работника в служебную командировку

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Служебными командировками не считаются служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст.91 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее – ТК).

На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки (ст.92 ТК).

При направлении работника в командировку следует:

Шаг 1
Издать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Шаг 2
Подготовить работнику задание на служебную командировку, подтверждающее, что командировка обусловлена производственной необходимостью
Шаг 3
Выдать работнику командировочное удостоверение по форме, установленной для командировок в пределах Республики Беларусь. Необходимость его выдачи определяется нанимателем
Шаг 4
Зарегистрировать командированного в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки
Шаг 5
Выдать аванс и возместить работнику расходы

Дополнительно по теме:

Для оптимизации расходов по командировкам организация использует корпоративную карту.

Держателем корпоративной карты, например, является менеджер по организации поездок, который сам непосредственно в командировку не направляется, а оплачивает расходы по проживанию, проезду корпоративной картой, находясь на территории Республики Беларусь.

В командировку отправляется группа сотрудников. Возможен ли такой вариант использования корпоративной карты, чтобы не выдавать ее каждому командируемому сотруднику?

Положение о служебных командировках работников в пределах Республики Беларусь (до 23 марта 2019 года) (пример).

Приказ о командировании.

Приказ о командировании за пределы Республики Беларусь (пример).

Приказ о направлении в служебную командировку за границу для участия в выставке (пример).

Форма командировочного удостоверения устанавливается республиканским органом государственного управления, проводящим единую финансовую политику (часть третья ст.93 ТК).

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (часть вторая ст.93 ТК).

Дополнительно по теме:

Командировочное удостоверение.

Командировочное удостоверение при направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников.

Командировочное удостоверение (пример).

Командировочное удостоверение (участие в выставке, командировка за границу) (пример).

Фрагмент командировочного удостоверения (изучение отельной базы за пределами Республики Беларусь) (пример).

Журнал регистрации командировочных удостоверений (пример).

Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке (части четвертая – шестая ст.93 ТК).

За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (часть первая ст.95 ТК).

СправочноСредний заработок за время командировки определяется в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47 (далее – Инструкция № 47).

Дополнительно по теме:

Может ли ИП отправиться в командировку?

До 23 марта 2019 г.:

Порядок налогообложения поездки за рубеж на корпоративное мероприятие.

Включение премии в расчет среднего заработка за время командировки.

Работник направлен в служебную командировку на 17 календарных дней для участия в тренинге. Программа тренинга не предусматривает выходных дней.

Можно ли рассматривать данный случай как командирование работника для выполнения работы, в том числе в выходные дни? Может ли данный случай считаться особым режимом рабочего времени и времени отдыха, установленным по месту служебной командировки, и необходимо ли предоставлять работнику компенсацию за работу в выходные (4 дня)?

В организации работникам за время командировки заработная плата начисляется: по среднему заработку; по действующей системе оплаты труда в организации, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. Согласно положению о премировании в организации премия выплачивается за фактически отработанное время. В каком случае можно выплачивать премию работнику за время нахождения его в командировке?

Какие компенсации должен произвести наниматель при командировании за границу (в связи со стажировкой в качестве младшего научного сотрудника в рамках гранта) в Российскую Федерацию сроком на 2 года работнику, которому принимающая сторона предоставляет жилое помещение, компенсирует проезд и выплачивает заработную плату как младшему научному сотруднику? За какой период сохраняется за сотрудником средний заработок по основному месту работы?

Источник: http://bii.by/tx.dll?d=379220

Работник вернулся из командировки на служебном автомобиле без докуме

Служебная командировка на автомобиле

Начнем с первого вопроса. Подчеркнем, что говорим о командировке в пределах Украины. Для этого случая п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ и Инструкция № 591 не содержат норм, определяющих особенности возмещения командированному работнику расходов на проезд служебным автомобилем (на ГСМ, стоянку, парковку, техобслуживание автомобиля).

Соответственно, эти затраты не могут быть компенсированы работнику как командировочные.

Но поскольку работник использует служебный автомобиль для поездки, связанной с хоздеятельностью предприятия, расходы на эксплуатацию такого автомобиля можно считать расходами на хознужды.

Поэтому работнику, который направляется в командировку по территории Украины на служебном автомобиле, одновременно выдают аванс на командировку и подотчетные средства на хознужды (для компенсации расходов на ГСМ, стоянку, парковку служебного автомобиля и т. п.).

После возвращения из командировки работник должен отчитаться обо всех понесенных расходах, в том числе и связанных с эксплуатацией автомобиля.

И здесь возникает вопрос о сроках подачи Отчета2. Дело в том, что п.п. 170.9.2 НКУ определяет единый срок подачи Отчета и для работников, направленных в командировку, и для работников, получивших подотчетные средства на хознужды. В общем случае он составляет 5 банковских дней.

В то же время п. 19 разд.

II Положения № 1483 устанавливает более сжатые сроки: наличность на производственные (хозяйственные) нужды можно выдавать максимум на 2 рабочих дня, включая день получения наличности под отчет.

При этом в случае, если работник одновременно получил деньги на командировку и на хознужды, срок использования подотчетных средств продлевается до окончания срока командировки.

Таким образом, отчитаться об использовании средств, выданных на покупку ГСМ и обслуживание служебного автомобиля, безопаснее не позднее следующего рабочего дня после возвращения из командировки.

В этот же срок нужно вернуть остаток неизрасходованного аванса, который был получен на хознужды.

Некоторые специалисты рассматривают расходы на эксплуатацию автомобиля как расходы на проезд к месту командировки и назад, а также по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), которые указаны в п.п. 170.9.1 НКУ (ср. 025069200). Исходя из этого они приравнивают авторасходы к обычным командировочным расходам и при подаче Отчета советуют ориентироваться на общий срок в 5 банковских дней.

На наш взгляд, в п.п. 170.9.1 НКУ лишь приведен перечень расходов, не являющихся доходом работника.

В нем ни слова не сказано о том, что расходы на эксплуатацию автомобиля в командировке относятся к командировочным расходам.

Поэтому подать Отчет об использовании подотчетных средств, полученных для обеспечения «автомобильных» расходов, рекомендуем все же на следующий рабочий день после возвращения из «авто»командировки.

Расходы на ГСМ в случае использования в командировке автомобиля возмещают в соответствии с предоставленными первичными документами. Затем уже «сверяются» с нормами расхода топлива за километр пробега, утвержденными приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 98, и маршрутом, согласованным с руководителем.

Так сказать, «со всеми вытекающими», если будет иметь место сверхнормативный расход и будет установлено, что возник он именно по вине работника.

Чтобы отчитаться о других командировочных расходах (проживание, суточные), у работника есть (п.п. 170.9.3 НКУ):

— 5 банковских дней — при использовании наличных;

— 3 банковских дня — при снятии наличных с корпоративной платежной карточки;

— 10 банковских дней — при использовании корпоративной платежной карточки в безналичных расчетах.

Обращаем внимание! В Отчете указывают только документально подтвержденные расходы и суммы суточных. Если у работника нет документов, подтверждающих понесенные расходы (к примеру, документов о стоимости проживания), то такие расходы в Отчете не показывают.

Что касается суточных, то при командировках по Украине их возмещают согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). При этом под первичными документами понимают счета гостиниц, транспортные билеты и другие документы, подтверждающие фактическое пребывание работника в командировке.

В ситуации, рассмотренной в вопросе, в «командировочном» Отчете не будут фигурировать ни транспортные расходы (как мы уже сказали, они будут показаны в отдельном Отчете как расходы на хознужды), ни расходы на проживание (ввиду отсутствия подтверждающих документов). Получается, что в «командировочном» Отчете будут показаны только суточные.

Можно ли их возместить работнику, если нет другой «командировочной» первички?

Источник: https://i.factor.ua/journals/buh911/2018/april/issue-15/article-35486.html

В командировку на автомобиле: документы для оформления, налоги и взносы с выплат

Служебная командировка на автомобиле

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

cотрудникаработодателя
арендакомпенсация за использование
Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 и 643 ГК РФ)
Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России от 15.06.2015 № 03-07-11/34410)
Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. 608 ГК РФ; письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03-04-05/24421)•*
Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст. 188 ТК РФ)
Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 — далее Положение)
Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 Положения)
Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п. (п. 26 Положения)
Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14)

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником. 

Налог на прибыль

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

  • арендную плату за автомобиль работника;
  • расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
  • компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

НДФЛ

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600).

Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228).

Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховые взносы

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):

  • арендная плата за автомобиль работника;
  • компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
  • компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.

2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.

2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажаПолностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией Облагается (при выплате у налогового агента)Не облагается
Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобилеНе облагается
Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имуществаУчитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92Не облагается**

Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

**Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542).

Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Илья Антоненко,
аттестованный аудитор 

Источник: https://kontur.ru/articles/4384

Адвокат Титов
Добавить комментарий