Авансовый отчет по командировке: срок написания авансового командировочного отчета

Инструкция: составляем отчет о командировке

Авансовый отчет по командировке: срок написания авансового командировочного отчета

Любая отчетность подразумевает некий доклад о проделанной работе. В данном случае о том, что сделано за период исполнения трудовых обязанностей за пределами офиса или производства. Отчитаться можно кратко или развернуто — конкретные требования устанавливает работодатель.

Несколько слов о служебном задании. Оно содержит краткий перечень того, что необходимо сделать. Пример составления служебного задания на командировку поможет правильно составить документ и не упустить важные моменты.

Требования и структура

Трудовое законодательство не обязывает оформлять задание, и, соответственно, наш пример отчета о командировке носит рекомендательный характер. Но работодатели хотят знать, чем же сотрудник был занят, поэтому разрабатывают соответствующие локальные акты, регламентирующие процедуру оформления поездок.

Что обычно пишут? Если есть возможность, то указывают конкретный результат — заключенный договор или накладная, подтверждающая закупку продукции.

Можно использовать краткий отчет о выполнении задания (командировка), пример такого есть в служебном задании. Руководитель, направивший подчиненного в деловую поездку, проверит, насколько итог поездки соответствует выданному заданию.

Можете посмотреть, как выглядит отчет о командировке, пример заполнения — форма 10а.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого лучше использовать полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации.

Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров, а также заключить несколько долгосрочных контрактов.

По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Кто готовит и в какие сроки

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Так, работник должен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы.

Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения.

Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человек, оказывающий услуги или выполняющий работы по договору гражданско-правового характера, не может быть отправлен в служебную поездку.

Срок законодательно не установлен, он определяется в локальных актах. Обычно он совпадает со сроком сдачи авансового отчета, если выдавались подотчетные денежные средства. Также сотрудник должен сдать проездные документы и командировочное удостоверение (при наличии).

Важные условия для руководства

Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников можно направить в командировку. Так, чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

Некоторых специалистов можно направить в служебную поездку только после получения от них письменного согласия. К таковым относят:

  1. Родитель-одиночка, который воспитывает ребеночка до 5 лет.
  2. Родители деток до наступления трехлетнего возраста.
  3. Родители детей-инвалидов.
  4. Работники, ухаживающие за больными родственниками по мед. заключениям.

Если от такого специалиста письменного согласия не получено, то представители трудовой инспекции могут наказать организацию.

Шаблон отчетной формы

Еще раз повторимся, что унифицированной формы (образец отчета по командировке в 2019 году) не предусмотрено на законодательном уровне. И если руководитель желает получить соответствующий отчет по результатам служебной поездки, то придется разработать и утвердить соответствующий шаблон.

Вот так выглядит примерный образец отчета о командировке в свободной форме.

Скачать

Общие правила заполнения

Сразу оговоримся, что алгоритм создания отчета по командировке во многом зависит от бланка, по которому требуется отчитаться. Унифицированный образец отчета о командировке (письменный) чиновниками не утвержден. Следовательно, руководство компании обязано утвердить не только форму, но и отдельные требования по ведению такого бланка.

Данные требования по составлению отчета по командировке придется закрепить в отдельном локальном распоряжении по организации, а также ознакомить всех специалистов под подпись. Отметим, что всех работников знакомить с приказом не обязательно. Достаточно осведомить только тех сотрудников, которых планируется направлять в служебные поездки.

Учитывайте общепринятые рекомендации. Допустимо подготовить отчет о командировке в 2019 году (бланк, образец заполнения) от руки. Для этого используйте чернила черного или синего цвета.

Печатный вариант отчетности все же предпочтительней. Соблюдайте общепринятые правила деловой переписки. Избегайте сокращений в текстовой части отчетной формы. Личные обращения тоже стоит опустить.

Допустимо использовать фирменный бланк организации.

Пошаговая инструкция

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг № 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия, а также полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг № 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация будет актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг № 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг № 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник был командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Шаг № 5. Выражаем суть, результаты.

Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара.

Результатом может быть подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам.

Например, контракт на поставку товаров не был заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

Обязательный авансовый отчет

Помимо отчетности о результатах командировки, работнику придется отчитаться и о понесенных расходах. Напомним, что при командировании специалистов работодатель обязан выплатить аванс по командировочным расходам.

Данный аванс выплачивается на:

  1. Оплату проезда к месту выполнения служебного задания.
  2. Наем жилого помещения для проживания в командировке. Например оплата гостиничного номера или аренда комнаты, квартиры в частном секторе.
  3. Курортный сбор, если работник направляется на территории Российской Федерации, за пребывание на которых придется заплатить курортный сбор.
  4. Суточные расходы, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника за пределами основного места жительства.
  5. Иные расходы по согласованию с руководителем. Например, приобретение методических пособий, оплата сертификатов, прочих услуг.

Отметим, что при сдаче авансового отчета в бухгалтерию придется подать и подтверждающие документы: чеки, квитанции, билет, накладные и иные документы.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Особенности составления данной формы отчетности мы рассмотрели в материале «Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица». В данной статье представлен актуальный шаблон, пошаговая инструкция к составлению отчетной формы, а также пример заполнения документа. Все формы можно скачать бесплатно.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-otchet-o-komandirovke

Отчет о командировке – образец

Авансовый отчет по командировке: срок написания авансового командировочного отчета

Направление сотрудника в командировку предполагает издание соответствующего приказа и выдачу денег на расходы авансом.

Обязательными для оформления считаются приказ, служебная записка и авансовый отчет – командировочные расходы в этом случае при условии правильности заполнения каждого из бланков будут зачтены в бухгалтерском учете.

Особенности процедуры подтверждения затрат на командировку и подготовки сопроводительной документации приведены в постановлении Правительства, датированном 13 октября 2008 г., под № 749.

Служебное задание на командировку – образец заполнения

При желании использовать в оформлении командировки бланк служебного задания (которое нынче не обязательно, т.к. пункт 6 Положения о командировках, требующий от работодателя оформлять этот документ, с января 2015 г. утратил силу) этот факт следует отразить в локальном нормативном акте. В качестве образца можно использовать форму Т-10а. Порядок составления задания состоит из:

  • решения руководства направить сотрудника в командировку;
  • заполнения первых 11 граф бланка служебного задания;
  • ознакомления командируемого с целью поездки.

Отчет о командировке будет опираться на данные, указанные в задании. В числе сведений, которые целесообразно отразить в служебном задании следующие:

  • реквизиты предприятия-работодателя;
  • данные о сотруднике с указанием его должности;
  • пункт назначения;
  • продолжительность поездки с приведением дат начала и окончания командировки;
  • реквизиты приказа о командировке и цель поездки.

В конце проставляются подписи, а по окончании командировки сотрудник заполняет результат – выполнено порученное ему задание или нет.

Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления

Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно. С 2015 года, опять же, можно обойтись и без этого бланка.

Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:

  • реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
  • период, за который заполняется форма отчета о командировке;
  • причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
  • задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
  • достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).

Когда заполняется отчет о командировке, пример написания может содержать лаконичное изложение итогов поездки или более подробное раскрытие сложившейся ситуации. Иногда отведенного пространства для отражения результатов недостаточно. В этом случае разрешается приложить чистый лист формата А4 и продолжить изложение информации на нем.

Отчет о командировке, образец которого разрабатывается предприятием, нужен для обоснования необходимости осуществления конкретной служебной поездки перед контролирующими органами.

Именно с этой целью и даются развернутые ответы о результатах командировки.

Если поставленная цель не была достигнута, то отчет о командировке должен содержать пояснения причин, послуживших препятствием к выполнению задания.

Как составить авансовый отчет по командировке – образец

После возвращения из служебной поездки сотруднику отводится трехдневный срок на подготовку и сдачу авансового отчета с приложениями.

Составление авансового отчета по командировке является обязательным условием покрытия соответствующих расходов на всех предприятиях. Этот документ составить надо.

После проверки документации и принятия ее к учету, производится окончательный расчет с сотрудником. Как заполнить авансовый отчет по командировке? Образец должен содержать информацию о:

  • личных данных работника;
  • документах, при помощи которых можно подтвердить выдачу денег на поездку авансом;
  • датах произведенных расходов и их назначении с указанием основных реквизитов подтверждающих документов.

Как составить авансовый отчет по командировке?

Образец по форме АО-1 выглядит так:

Алгоритм действий при подаче авансового отчета:

  1. Авансовый отчет по командировке заполняет сотрудник, вернувшийся из служебной поездки.
  2. В трехдневный срок после возращения заполненный бланк с приложениями сдается в бухгалтерию на проверку.
  3. При правильном оформлении документации руководитель подписывает отчет.
  4. В случае обоснованной необходимости возмещения затраченных работником сверх аванса средств во время командировки, они покрываются предприятием. Если образовался непотраченный остаток аванса, излишек сдается в кассу.

Авансовый отчет по командировке оформляется в одном экземпляре. Квитанции с чеками и другими подтверждающими расход документы необходимо приклеивать на лист бумаги формата А4. В качестве сопроводительных документов могут выступать оригиналы:

  • командировочного удостоверения (с 2015 года не требуется);
  • чеков и квитанций, фиксирующих потраченные суммы на проживание в пункте назначения;
  • билетов;
  • краткий отчет о выполнении задания командировки.

Образец заполненного отчета

Источник: https://spmag.ru/articles/otchet-o-komandirovke-obrazec

Отчет о командировке: образец заполнения, пример написания, бланк скачать

Авансовый отчет по командировке: срок написания авансового командировочного отчета

Оформление отчета о командировке позволяет работодателю подтвердить достигнутые работником результаты поездки и подтвердить понесенные расходы. Рассмотрим, порядок составления этого документа, образец и пример написания.

Внимание! Эти документы помогут вам правильно оформить деловую поездку работника:

Работодатель направляет своего сотрудника в командировку для выполнения определенной заранее поставленной цели.

При этом работнику ставят задачу и выдают денежные средства для покрытия возникших в поездке расходов.

После возвращения сотрудник должен отчитаться о выполнении поставленной задачи и о том, как он потратил выданные ему суммы. Ведь у работодателя нет возможности контролировать его в поездке.

Работать с командировочными документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую документацию. Формы соответствуют всем требованиям законодательства

Заполнить отчет о командировке онлайн ⟶

Правильно оформленные документы помогут:

  • получить точную информацию о результатах достижения поставленных целей;
  • подтвердить расходы при расчете базы по налогу на прибыль, единого налога при УСН, а также снимут вопросы в части обложения НДФЛ выплат работнику.

Документальное оформление командировки предусматривает выполнение трех шагов:Шаг 1. Планирование командировки и оформление по его результатам служебного задания.Шаг 2. Издание и утверждение директором фирмы или ИП приказа о направлении работника в командировку.

Шаг 3. По возвращении сотрудник описывает достигнутые результаты в отчете о командировке и отчитывается о понесенных расходах в авансовом отчете по командировке. Также он прикладывает подтверждающие документы

Формы отчета по командировке

Унифицированная форма отчета по командировке была обязательной для заполнения до конца 2014 года. Напомним, что форма № Т-10а «Служебное задание» имела специальный раздел для написания отчета о выполнении задания. Командированные работники были обязаны его заполнять.

С 08.01.2015 года данная бланк отчета по командировке перестал быть обязательным для заполнения. Но на практике работодатели продолжают его использовать. Причины мы перечислили выше.

Более того, работодатели применяют самостоятельно разработанные формы отчетов о командировке, установленные в локальных нормативных актах (ЛНА), либо разрешают работникам писать отчеты в свободной форме.

Обязанность для работников заполнять отчеты по командировке следует также закрепить в ЛНА.

Далее мы рассмотрим примеры отчетов о командировке.

Использование отчета о командировке позволяет:

  • работодателю – проконтролировать выполнение порученного командированному сотруднику задания;
  • работнику – разъяснить, насколько он добился поставленной цели и выполнил порученное ему задание.

Как заполнить унифицированную форму отчета о командировке

Унифицированный бланк отчета по командировке по форме № Т-10а «Служебное задание» содержит:

  • наименование фирмы-работодатели или ИП;
  • номер и дату оформления;
  • табельный номер работника;
  • подразделение, в котором числится работник;
  • его должность и ФИО;
  • место, в которое направляют сотрудника;
  • сроки поездки;
  • кто оплачивает командировку;
  • ее основания и цель.  

Вид поручаемого задания и поставленные перед сотрудником цели указывают в графе 11.

Место для отчета о командировке предусмотрено в графе 12. На момент отъезда ее не заполняют. Работник вписывает данные по мере выполнения поставленных перед ним задач.

Поле «Заключение» заполняет непосредственный руководитель сотрудника по прибытии из командировки. Он пишет итоговую резолюцию о выполнении задания и заверяет ее личной подписью.

Образец заполнения унифицированной формы отчета о командировке

Заполненная унифицированная форма № Т-10а выглядит так:

Как составить отчет о командировке в свободной форме

Работодатель вправе составить отчет по командировке в свободной форме. Например, это может быть письменный отчет, служебная записка или доклад. При этом цель поездки нужно указать в приказе о направлении в командировку, который не содержит поля для отчета о выполнении задания.

При составлении отчета следует руководствоваться следующими правилами.

  1. Документ должен содержать указание на основание поездки. Например, на служебное задание самого работодателя на приглашение от стороннего юридического лица или ИП.
  2. Необходимо указать цель и результаты командировки. При успешной поездке они должны соответствовать друг другу.
  3. Следует приложить к отчету подтверждающие результат поездки документы. Это может быть, копия подписанного сторонами договора, протокол проведенных переговоров и т. п.
  4. Отчет утверждает директор компании или ИП.

Пример написания отчета о командировке в свободной форме

Приведем пример отчета по командировке, в которую работника направили для проведения переговоров с поставщиком.

Кто ставит подписи на отчете?

Реквизиты унифицированной формы отчета по командировке предусматривают три подписи:

  1. Подпись руководителя подразделения, направившего сотрудника в поездку.
  2. Подпись работника. Она служит:
  • подтверждением согласия на отправку командировку;
  • подтверждает ознакомление с условиями поездки.

Работодатель не вправе посылать в командировку беременных сотрудниц и работающих у него подростков до 18 лет. Также от поездки вправе отказаться:

  • одинокие родители детей в возрасте до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками при наличии у них медицинского заключения.

Работодатели – субъекты малого бизнеса, где все решения принимает руководитель фирмы или ИП, могут ставить на отчете только две подписи: директора (ИП) и работника.

На свободной форме отчета о командировке можно использовать аналогичные реквизиты.

Авансовый отчет о командировке

Авансовый отчет о командировке подтверждает понесенные в поездке расходы. Коммерческие компании, как правило, используют унифицированный бланк по форме № АО-1 (утв. пост. Госкомстата от 01.08.2001 № 55).

Источник: https://www.buhsoft.ru/article/2138-kak-sostavit-otchet-o-komandirovke-obrazets

Авансовый отчет: заполняем правильно

Авансовый отчет по командировке: срок написания авансового командировочного отчета

Акценты этой статьи:

  • авансовый отчет обязательно составляется работником в случае получения денежных средств в виде аванса на командировку или под отчет и служит основанием для списания выданных ему средств, а также для возмещения расходов, понесенных за свой счет;
  • отчет составляется по форме, утвержденной Минфином;
  • отчет, поданный с нарушением установленных законодательством сроков либо вообще не поданный, влечет за собой наложение на предприятие штрафа в размере 25 % выданной суммы, админштрафа, а также удержание с работника начисленных на такую сумму НДФЛ (с применением натурального коэффициента) и военного сбора;
  • ошибка, допущенная в авансовом отчете, исправляется корректурным способом с одновременным проведением корректирующих записей в бухгалтерском и налоговом учете.

Для чего составляется авансовый отчет

Что представляет собой авансовый отчет?

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), относится к сводным учетным документам.

Такие документы отражают операции, которые уже зафиксированы в первичных документах и в соответствии со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996) могут составляться для контроля и упорядочения обработки данных.

Они обобщают показатели первичных документов, давая возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

Первичными документами, на основании которых составляется Отчет, являются проездные билеты, счета на проживание в командировке, накладные, чек банкомата, слип и др., то есть документы, которые подтверждают дату и сумму расходов, понесенных в результате хозяйственной операции.

Для чего нужен Отчет?

Отчет обязательно составляется в случае, если работнику выдавали средства (пп. 170.9.2 Налогового кодекса, далее – НК):

  • в виде аванса на командировку;
  • под отчет на хозяйственные (производственные) цели, на расходы, связанные с исполнением некоторых гражданско-правовых действий.

В этих случаях Отчет подтверждает, в каком количестве и на какие цели работник потратил выданные ему средства. К Отчету должны прилагаться оригиналы документов, подтверждающие расходы.

Отметим, что действующее законодательство не обязывает коммерческое предприятие снабжать работника авансом на командировку. Расходы можно возместить и по факту, после возвращения работника из командировки.

Кроме того, иногда работодатель поручает работнику приобрести для предприятия товары (работы, услуги) за собственные средства, с последующей компенсацией расходов. В таких случаях работнику тоже придется составить Отчет, но уже для того, чтобы компенсировать свои расходы.

Таким образом, Отчет служит основанием:

  • для списания с подотчетного лица средств, выданных на командировку или под отчет;
  • возмещения работнику расходов, понесенных за счет личных средств;
  • отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций, проведенных в связи с выполнением служебного задания (поручения).

По какой форме составляется Отчет?

В пп. 170.9.

2 НК прямо сказано, что Отчет подается по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную налоговую и таможенную политику.

На сегодня действует форма, утвержденная приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Приказ № 841). Этим же документом утвержден порядок составления Отчета (далее – Порядок № 841).

А если Отчет представлен по форме, отличной от установленной?

Если форма Отчета, поданная работником в бухгалтерию, отличается от формы, законодательно установленной на момент его представления, то контролирующий орган может попытаться не признать его на основании пп. 170.9.2 НК. По сути, это равносильно неподаче Отчета со всеми вытекающими отсюда последствиями для кассовой дисциплины, НДФЛ и военного сбора (см. ниже).

Если Отчет не составлен

При неподаче Отчета пострадают и работник, получивший средства на командировку или под отчет, и предприятие. Объясним подробнее почему.

Кассовая дисциплина. В этом случае будут нарушены требования к выдаче наличных средств под отчет или на командировку, установленные Положением, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637).

Ведь работник не вернул полученные средства в сроки, предусмотренные п. 2.11 Положения № 637, и не подал отчет об их расходовании.

Превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также выдача наличных под отчет без полного отчета за ранее выданные средства грозят предприятию штрафом в размере 25 %

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-dokumentooborot-2-avansovyj-otchet-zapolnyaem-pravilno

Правила написания авансового отчета по командировке и срок сдачи

Авансовый отчет по командировке: срок написания авансового командировочного отчета

Для каждой организации обязательно ведение бухгалтерского учета. Без него невозможно ни выдать зарплату работнику, ни отправить его в командировку. Что же относится к учету расходов при командировании лица на предприятии? Рассмотрим такой документ как авансовый отчет и, как совершается его сдача.

Как заполнить авансовый отчет по командировке?

Поскольку оформление и сдача авансового отчета по командировке обычное дело в сегодняшней действительности, то необходимо знать, каким образом составляется данный документ. На законодательном уровне имеется его разработанная и унифицированная форма, а также указание на порядок заполнения (Постановление Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 г.).

При этом он принадлежит к документам первичного учета и необходим в бухгалтерских целях – учет, подлежащих выдаче финансов командируемому лицу. Порядок его формирования подразумевает следующее:

  • составляется он лицом, который был в поездке, и работником бухгалтерии;
  • устанавливается список прилагаемых документов о произведенных расходах командируемым сотрудником;
  • в нем должны быть прописаны суммы затраченных денежных средств с разбивкой по категориям.

После того, как этот документ написан, он направляется в бухгалтерию для последующей проверки. При положительном результате он подлежит утверждению со стороны руководителя организации и производится списание указанных сумм.

Нередкой является ситуация, когда выданные средства работнику на поездку по служебным обязанностям превышают необходимый ему для этого размер, либо наоборот, их оказалось недостаточно в силу каких-либо причин. В первом случае остаток должен быть сдан обратно в кассу предприятия (оформляется приходный ордер), в другом – составляется расходник на разницу произведенных фактических затрат и выданным ранее авансом.

Срок сдачи авансового отчета по командировке

П. 26 Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. предусматривает единственный пресекательный период времени, в течение которого лицо должно отчитаться о понесенных им расходах в служебной командировке. Он составляет три дня. Начало его течения исчисляется с даты фактического прибытия.

При сдаче к нему прилагаются также бумаги, подтверждающие факт расходов.

Какие документы нужны для авансового отчета по командировке?

Согласно ст. 168 ТК России на наймодателе лежит обязанность по возмещению своему работнику следующих расходов при отправлении его в командировку:

  • на оплату проезда;
  • снятия жилья;
  • суточные;
  • иные (но только с разрешения работодателя).

Постановлением № 749 данный перечень дополнен затратами, связанными с пребыванием лица в ином государстве (оформление загранпаспорта, мед.страховка и пр.).

Для установления фактически понесенных лицом расходов ему необходимо прикладывать к заполненному отчету подтверждающие документы. Среди них выделяют:

  • проездные билеты;
  • о найме жилья (выписка из гостиницы, счета, чеки);
  • связанные с приобретением каких-либо целевых вещей (товарные и кассовые чеки, накладные).

Нередко подотчетное лицо задается вопросом: нужно ли прикладывать к авансовому отчету приказ на командировку? Данный локальный акт необходим только тогда, когда командируемый сотрудник пишет заявление на выдачу необходимых ему средств, связанных с данной поездкой, где в качестве основания и будет вступать приказ. Более того, с недавнего времени не нужно прикладывать командировочное удостоверение.

Кто должен делать авансовый отчет по командировке?

Ранее уже было отмечено, что заполнением и сдачей этого первичного документа занимается непосредственно подотчетное лицо. При возникновении каких-либо вопросов ему не запрещается воспользоваться помощью бухгалтера, поскольку именно он в последующем будет проверять правильность заполненного бланка.

Авансовый отчет по командировке — образец заполнения

Учитывая, что бланк имеет унифицированную форму, то авансовый отчет по командировке за границу не различается от аналогичного, но в пределах страны. Характерным для него является наличие обязательный полей:

  • сведения об организации, направляющей в поездку лицо;
  • полная информация о подотчетном лице (Ф.И.О., выполняемая в фирме функция, его табельный №);
  • ссылка на целевое назначение получаемых средств;
  • размер денежной суммы;
  • перечень документов, прилагаемых в качестве доказательств осуществленных лицом расходов;
  • подпись лица, составившего отчет.

При сдаче этого документа на проверку, сотрудник получает расписку от бухгалтера.

Скачать образец

Проводки авансового отчета по командировке

Когда утвержден авансовый отчет по командировке, бухгалтер учреждения должен сделать списание данных денежных средств в целях осуществления бухгалтерского учета и налогообложения. Производится это путем проводок.

Работник бухгалтерии в этом случае будет использовать 71 счет. По дебету будут отражаться выданные средства командируемому лицу, а по кредиту – соответственно понесенные и подтвержденные им расходы.

При рассмотрении данного вопроса нужно отметить, что наймодатель при отправлении своего сотрудника в поездку по должностным обязанностям гарантирует ему сохранение не только рабочего места, но и полное покрытие понесенных расходов. Последнему следует правильно оформить необходимую документацию, а также произвести ее сдачу бухгалтерии.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (6 3,83 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/komandirovka/pravila-napisaniya-avansovogo-otcheta-po-komandirovke-i-srok-sdachi.html

Как правильно оформить командировку

Авансовый отчет по командировке: срок написания авансового командировочного отчета

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки

Командировка

Работа разъездного характера

Количество поездок

Разовые, до нескольких раз в год.

Постоянные.

Регулирующие нормы ТК РФ

Статьи 166 – 168 ТК РФ.

Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.

Регион поездок

Любой.

Любой, прописывается в трудовом договоре.

Характер работы

Выполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя.

Осуществление основных трудовых обязанностей.

Оплата

Из расчета среднедневного заработка.

Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).

Оформление

Специальный приказ (распоряжение) руководителя.

Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.

Возмещение расходов при поездке
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
Варианты возмещения расходов

В соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету.

По локальным нормативным актам:

  • в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
  • постоянная фиксированная надбавка.
Оправдательные документы
  • отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
  • авансовый отчет.

В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Командировка: оформление документов 2019 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно.

При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено.

В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты организации-работодателя;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки;
  • размер суточных.

Скачать

Скачать

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись.

Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице.

На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

  • наличными из кассы организации;
  • безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст.

217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Скачать

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Однодневная командировка: оформление документов, 2019 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты.

Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы.

Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местная командировка: оформление документов, 2019 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом.

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление документов, 2019 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи.

В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение.

Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2019 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме.

В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время.

Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных.

Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Командировка за рубеж: правила 2019 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте.

Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов.

Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Источник: https://clubtk.ru/oformleniye-komandirovki

Адвокат Титов
Добавить комментарий